Algemene Voorwaarden

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

• docstroom: het online platform voor documentverwerking, aangeboden door Hofman Consulting CommV.
• Klant: de onderneming die een Abonnement afsluit op docstroom.
• Gebruiker: elke natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot docstroom.
• Abonnement: de overeenkomst waarbij de Klant tegen betaling van een maandelijkse vergoeding gebruik mag maken van docstroom.
• Dienst: het geheel van functionaliteiten dat docstroom aanbiedt, waaronder documentverwerking, AI-extractie, review en integratie met boekhoudsoftware.
• Document: elk bestand (PDF, afbeelding of ander formaat) dat de Klant uploadt naar docstroom ter verwerking.
• Geëxtraheerde Data: de gestructureerde gegevens die docstroom uit een Document haalt met behulp van AI.
• Tenant: de afgeschermde omgeving van de Klant binnen docstroom, waarbinnen alle data strikt gescheiden is van andere Klanten.

2. Toepassingsgebied

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van docstroom en op elke overeenkomst tussen docstroom en de Klant. Door zich te registreren of gebruik te maken van docstroom aanvaardt de Klant deze voorwaarden.

docstroom is uitsluitend bestemd voor professioneel gebruik door ondernemingen in de zin van het Wetboek van Economisch Recht. De Klant bevestigt dat hij handelt als onderneming en niet als consument. De bepalingen van Boek VI WER inzake consumentenbescherming zijn niet van toepassing.

Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaard door docstroom.

3. Registratie en Account

De Klant garandeert dat de bij registratie verstrekte gegevens juist en volledig zijn. De Klant is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van zijn inloggegevens en voor alle activiteiten die via zijn account plaatsvinden.

De Klant verwittigt docstroom onmiddellijk bij vermoeden van ongeautoriseerde toegang tot zijn account.

4. Abonnement en Verlenging

Het Abonnement wordt afgesloten voor onbepaalde duur en maandelijks gefactureerd. Het Abonnement wordt telkens stilzwijgend verlengd voor een nieuwe maandelijkse periode, tenzij opgezegd overeenkomstig artikel 13.

docstroom kan een proefperiode aanbieden van maximaal 14 dagen. Gedurende de proefperiode gelden deze Algemene Voorwaarden onverminderd. Bij niet-omzetting naar een betalend Abonnement worden de gegevens van de Klant 30 dagen na afloop van de proefperiode verwijderd.

5. Prijzen en Betaling

De geldende prijzen zijn deze zoals vermeld op de website van docstroom op het moment van afsluiting van het Abonnement. Alle prijzen zijn exclusief BTW.

Betaling geschiedt via automatische afschrijving (creditcard of SEPA) via het betalingsplatform Stripe. De Klant machtigt docstroom om maandelijks het verschuldigde bedrag te innen.

Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd van 1% per maand op het openstaande bedrag, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag met een minimum van €50.

Bij betalingsachterstand van meer dan 14 dagen kan docstroom de toegang tot de Dienst opschorten tot volledige betaling, zonder dat dit de Klant ontslaat van zijn betalingsverplichting.

docstroom kan de prijzen jaarlijks aanpassen. Prijswijzigingen worden minstens 30 dagen op voorhand meegedeeld. Indien de Klant niet akkoord gaat met een prijsverhoging, kan hij het Abonnement opzeggen binnen 30 dagen na kennisgeving, met ingang van de datum waarop de nieuwe prijs zou ingaan.

6. Gebruik van de Dienst

De Klant verbindt zich ertoe docstroom uitsluitend te gebruiken in overeenstemming met deze voorwaarden en met de toepasselijke wetgeving.

Het is de Klant verboden om:

• de Dienst door te verkopen, onder te licensiëren of ter beschikking te stellen aan derden die geen Gebruikers zijn;
• de Dienst te gebruiken voor onwettige doeleinden of het verwerken van documenten die inbreuk maken op rechten van derden;
• de broncode van docstroom te reverse engineeren, decompileren of op enige wijze te reconstrueren;
• beveiligingsmaatregelen te omzeilen of de integriteit van de Dienst te ondermijnen;
• de Dienst te gebruiken voor concurrerende benchmarking zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

7. AI-verwerking en Data

docstroom is een ondersteunend hulpmiddel dat Documenten van de Klant verwerkt met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) om gestructureerde data te extraheren. docstroom maakt gebruik van meerdere AI-modellen van verschillende aanbieders. docstroom vervangt op geen enkel moment het boekhoudkundig oordeel, de controle of de verantwoordelijkheid van de Klant of diens boekhouder. De Klant erkent dat AI-extractie inherent niet foutloos is en dat menselijke controle (review) vereist is alvorens Geëxtraheerde Data door te sturen naar een boekhoudsysteem.

Correcties aangebracht door de Klant in de review-interface verbeteren de extractienauwkeurigheid uitsluitend binnen de eigen Tenant van de Klant. Klantdata wordt nooit gedeeld met of gebruikt voor de verwerking van andere Klanten.

docstroom mag geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksstatistieken (zoals verwerkingsvolumes, documenttypes en foutpercentages) gebruiken voor productverbetering en onderzoek. Deze statistieken bevatten nooit identificeerbare klant- of documentdata.

docstroom is niet aansprakelijk voor onjuiste extractieresultaten, onvolledige data of fouten in de verwerking. De Klant blijft te allen tijde als enige verantwoordelijk voor de controle, goedkeuring en correctheid van alle Geëxtraheerde Data vooraleer deze wordt doorgezonden naar een boekhoudsysteem. Het gebruik van docstroom ontslaat de Klant niet van diens wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.

8. Integratie met Externe Diensten

docstroom integreert met boekhoudsoftware van derden (waaronder Exact Online) via hun publieke API's. De Klant verleent docstroom toestemming om namens de Klant gegevens te lezen en te schrijven in het gekoppelde boekhoudsysteem, uitsluitend in het kader van de overeengekomen Dienst.

docstroom is niet aansprakelijk voor wijzigingen, storingen, beperkingen of onbeschikbaarheid van externe diensten. Indien een wijziging door een externe dienst de werking van docstroom beïnvloedt, zal docstroom redelijke inspanningen leveren om de integratie zo snel mogelijk te herstellen.

9. Intellectueel Eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op docstroom, met inbegrip van de software, algoritmes, het ontwerp en de documentatie, behoren exclusief toe aan de aanbieder. Het Abonnement verleent de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, herroepbare licentie om docstroom te gebruiken gedurende de looptijd van het Abonnement.

Alle Documenten en Geëxtraheerde Data blijven eigendom van de Klant. docstroom verwerkt deze data als verwerker in de zin van de AVG (zie artikel 12).

10. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe vertrouwelijke informatie van de andere partij niet bekend te maken aan derden en uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van het Abonnement. Deze verplichting blijft gelden tot 3 jaar na beëindiging van het Abonnement.

Zijn niet vertrouwelijk: informatie die reeds publiek beschikbaar is, informatie die onafhankelijk werd ontwikkeld, en informatie die op grond van een wettelijke verplichting moet worden bekendgemaakt.

11. Beschikbaarheid en Onderhoud

docstroom streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis, gemeten over de kalendermaand. Deze beschikbaarheid is een streefdoel, geen gegarandeerd resultaat.

docstroom kan de Dienst tijdelijk onderbreken voor onderhoud. Gepland onderhoud wordt minstens 48 uur op voorhand meegedeeld, behoudens in noodgevallen die onmiddellijk ingrijpen vereisen.

docstroom is niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder storingen bij hostingproviders, internetproviders of externe dienstverleners.

12. Gegevensbescherming

docstroom verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

Voor de verwerking van persoonsgegevens in Documenten treedt docstroom op als verwerker ten behoeve van de Klant (verwerkingsverantwoordelijke). De nadere afspraken hieromtrent zijn opgenomen in het Privacybeleid van docstroom.

Alle data wordt gehost op servers binnen de Europese Unie. Klantdata verlaat de EU niet.

Zie het Privacybeleid voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens.

13. Duur en Opzegging

Het Abonnement kan door de Klant op elk moment worden opgezegd via de instellingen in docstroom of per e-mail aan info@docstroom.be. De opzegging gaat in op het einde van de lopende facturatieperiode. Er vindt geen terugbetaling plaats van reeds betaalde abonnementskosten.

docstroom kan het Abonnement met onmiddellijke ingang beëindigen in geval van:

• ernstige of herhaalde inbreuk op deze Algemene Voorwaarden;
• gebruik van de Dienst voor onwettige doeleinden;
• faillissement, gerechtelijke reorganisatie of kennelijk onvermogen van de Klant.

Bij beëindiging om andere redenen hanteert docstroom een opzegtermijn van 30 dagen.

Na beëindiging van het Abonnement heeft de Klant 30 dagen om zijn data te exporteren. Na afloop van deze termijn verwijdert docstroom alle Klantdata definitief.

14. Aansprakelijkheid

docstroom is een ondersteunend hulpmiddel. De Klant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de resultaten die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst, met inbegrip van de juistheid van boekingen, de naleving van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, en de controle van alle output. docstroom kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor boekhoudkundige, fiscale of financiële gevolgen van het gebruik van de Dienst.

De totale aansprakelijkheid van docstroom jegens de Klant, ongeacht de rechtsgrond, is beperkt tot het totaal van de abonnementsgelden betaald door de Klant gedurende de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.

docstroom is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, verlies van data, gemiste besparingen of schade aan de reputatie van de Klant.

docstroom is niet aansprakelijk voor:

• onjuiste boekingen als gevolg van foutieve AI-extractie die door de Klant werden goedgekeurd zonder adequate controle;
• schade veroorzaakt door storingen, wijzigingen of onbeschikbaarheid van externe diensten (waaronder Exact Online);
• schade als gevolg van ongeautoriseerde toegang tot het account van de Klant door nalatigheid van de Klant.

15. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet-nakomen van haar verplichtingen indien dit te wijten is aan overmacht, waaronder begrepen: natuurrampen, epidemieën, overheidsmaatregelen, stakingen, storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, cyberaanvallen, en storingen bij toeleveranciers of hostingproviders.

Indien de overmachtsituatie langer duurt dan 2 maanden, heeft elk van beide partijen het recht het Abonnement te beëindigen zonder schadevergoeding.

16. Wijzigingen

docstroom kan deze Algemene Voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minstens 30 dagen op voorhand meegedeeld per e-mail of via een melding in docstroom. Voortgezet gebruik van de Dienst na inwerkingtreding van de wijzigingen geldt als aanvaarding.

Indien de Klant niet akkoord gaat met een wijziging, kan hij het Abonnement opzeggen overeenkomstig artikel 13.

17. Overdracht

De Klant mag zijn rechten en verplichtingen uit het Abonnement niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van docstroom.

docstroom mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een verbonden onderneming of aan een derde in het kader van een overdracht van haar activiteiten, mits de Klant hiervan op de hoogte wordt gebracht.

18. Toepasselijk Recht en Bevoegde Rechtbank

Deze Algemene Voorwaarden worden beheerst door het Belgische recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze voorwaarden worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen.

19. Slotbepalingen

Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig of onuitvoerbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

Het nalaten door docstroom om enig recht uit te oefenen, vormt geen afstand van dat recht.

Contact

E-mail: info@docstroom.be