Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via docstroom worden verzameld bij het aanmaken van een account en het gebruik van het platform is:

Hofman Consulting CommV
E-mail: info@docstroom.be

Voor de verwerking van persoonsgegevens die voorkomen in Documenten die de Klant uploadt (zoals namen, adressen of financiële gegevens op facturen), treedt docstroom op als verwerker namens de Klant, die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.

2. Welke gegevens verwerken wij?

2.1 Accountgegevens

Bij registratie verzamelen wij: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, BTW-nummer en facturatiegegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het aanmaken en beheren van uw account en het uitvoeren van de overeenkomst.

2.2 Documentgegevens

De Klant uploadt Documenten (facturen, schadefiches, leveringsbonnen, mutualistverklaringen e.d.) naar docstroom. Deze Documenten kunnen persoonsgegevens bevatten van derden (namen, adressen, rijksregisternummers, financiële gegevens). docstroom verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de Klant en ter uitvoering van de Dienst.

2.3 Geëxtraheerde Data

docstroom gebruikt AI om gestructureerde gegevens uit Documenten te extraheren. Deze Geëxtraheerde Data wordt opgeslagen in de Tenant van de Klant en is uitsluitend toegankelijk voor de Klant.

2.4 Gebruiksgegevens

Wij verzamelen technische en functionele gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, inlogtijdstippen, verwerkingsvolumes, foutmeldingen en interactiepatronen. Deze gegevens worden gebruikt voor het verbeteren van de Dienst, het detecteren van technische problemen en het waarborgen van de beveiliging.

2.5 Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt via Stripe. docstroom slaat geen volledige creditcardgegevens op. Stripe ontvangt de betalingsinformatie rechtstreeks en treedt op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Zie het privacybeleid van Stripe.

3. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): accountbeheer, documentverwerking, AI-extractie, integratie met boekhoudsoftware en facturatie.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): productverbetering op basis van geanonimiseerde gebruiksstatistieken, beveiliging en fraudepreventie, technische foutopsporing.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): boekhouding, fiscale verplichtingen.

4. AI-verwerking

docstroom maakt gebruik van meerdere AI-modellen van verschillende aanbieders voor de classificatie en extractie van documentgegevens. Documenten worden verwerkt via de API's van deze aanbieders, die optreden als sub-verwerkers.

AI-aanbieders verwerken de documenten uitsluitend ter uitvoering van de instructies van docstroom en slaan geen klantgegevens op na verwerking, overeenkomstig hun respectieve verwerkersovereenkomsten. Input- en outputdata worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

Correcties die de Klant aanbrengt op extractieresultaten verbeteren de nauwkeurigheid uitsluitend binnen de eigen Tenant. Correctiedata wordt nooit gedeeld met of gebruikt voor andere Klanten.

5. Integratie met Exact Online

Wanneer de Klant docstroom koppelt aan Exact Online, verleent de Klant docstroom via OAuth2-autorisatie toegang om namens de Klant gegevens te lezen en te schrijven in Exact Online. Dit omvat onder meer het aanmaken van boekingen, het opzoeken van leveranciers en het synchroniseren van documentgegevens.

docstroom bewaart een OAuth2-token om de koppeling in stand te houden. De Klant kan deze toegang op elk moment intrekken via de instellingen in docstroom of in Exact Online.

Exact Online treedt op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in hun systeem.

6. Sub-verwerkers

docstroom maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Voor sub-verwerkers buiten de EER (zoals Anthropic) zijn passende waarborgen getroffen overeenkomstig Hoofdstuk V van de AVG, waaronder Standard Contractual Clauses (SCC's).

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van het Abonnement en tot 12 maanden na beëindiging (voor mogelijke vragen of geschillen).
• Documenten & Geëxtraheerde Data: gedurende de looptijd van het Abonnement. Na beëindiging heeft de Klant 30 dagen om alle data te exporteren, waarna deze definitief wordt verwijderd.
• Correctiedata (AI-learning): gedurende de looptijd van het Abonnement. Wordt verwijderd bij beëindiging samen met de Tenant.
• Gebruiksgegevens: maximaal 24 maanden, daarna geanonimiseerd.
• Facturatiegegevens: 7 jaar na het boekjaar, conform Belgische boekhoudwetgeving.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing — u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wij een wettelijke bewaarplicht hebben.
• Recht op beperking — u kunt de verwerking laten beperken in bepaalde omstandigheden.
• Recht op overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kunt u richten aan info@docstroom.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Beveiliging

docstroom neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging, waaronder:

• Versleuteling van data in transit (TLS 1.2+) en in rust (AES-256).
• Strikte tenant-isolatie: data van verschillende Klanten is op database-niveau gescheiden.
• Toegangscontrole op basis van rollen en minimale rechten.
• Regelmatige back-ups met versleutelde opslag.
• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens.

10. Cookies

docstroom gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform (sessiecookies, authenticatietokens). Deze cookies vereisen geen toestemming op grond van de ePrivacy-richtlijn.

docstroom maakt geen gebruik van tracking cookies, advertentiecookies of cookies van derden voor marketingdoeleinden.

11. Wijzigingen

docstroom kan dit Privacybeleid wijzigen. Substantiële wijzigingen worden minstens 30 dagen op voorhand meegedeeld per e-mail. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina.

12. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens:

E-mail: info@docstroom.be